Matriz de Eisenhower

Antes de detalhar cada uma das etapas da ferramenta, é preciso explicar a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes.

Tarefas Importantes: São aquelas relacionadas aos resultados das metas da empresa e que podem ser feitas a longo prazo, pois exigem um planejamento de ação.

Tarefas Urgentes: São aquelas que possuem um prazo de entrega e precisam ser feitas imediatamente, pois, quanto maior o tempo para serem concluídas, maior a chance de haver consequências. 

Com as distinções esclarecidas, hora de colocar a mão na massa! 

A Matriz de Eisenhower é dividida em 4 quadrantes, classificados como: “Importante e Urgente”; “Importante, mas não urgente”; “Urgente, mas não importante” e “Nem urgente e nem importante”. Feito às divisões das categorias, agora, basta categorizar cada uma das incumbências.

Comece pelo 1° quadrante: “Importante e Urgente”. Aqui, coloque os afazeres que precisam da sua atenção máxima e devem ser realizados o quanto antes. Em algumas ocasiões, esses trabalhos surgem repentinamente e precisam ser feitas imediatamente ou no mesmo dia que apareceram.

Após definir as atividades cruciais, no 2° bloco: “Importante, mas não urgente”, você vai colocar os deveres que precisam ser cumpridos e que possuem relação com os objetivos da organização, porém, seguem sem um prazo estabelecido. Esses trabalhos são relevantes para o grupo, contudo, como não há datas estipuladas, eles podem ser feitos a longo prazo, após a conclusão do primeiro quadrado.

Com as prioridades vitais já definidas, no quadrante “Urgente, mas não importante” é posto os afazeres que não exigem tanto a sua atenção e que podem ser realizados por outras pessoas. Ou seja, aqui, você irá incumbir serviços para os demais colaboradores. 

Por último, depois das classificações feitas nas etapas anteriores, sobrará aqueles trabalhos de menor ou quase nenhuma relevância. São atividades que servem para atrapalhar a produtividade e precisam ser evitadas. No entanto, se elas forem julgadas significativas para a companhia, elas só deverão ser feitas depois da conclusão dos três quadrantes antecessores, do contrário, não faça elas ou as elimine de vez das suas obrigações.

Conforme a realização dos trabalhos em cada um dos quadrantes, é normal que os blocos fiquem vazios com o passar do tempo. Sendo assim, a ferramenta precisa ser atualizada depois de um determinado período para que não existam distrações e preocupações no ambiente de trabalho.

Conclusão:
Agora que você aprendeu a estruturar a Matriz de Eisenhower, aplique-a na sua empresa ou com sua equipe. Com todas as informações e deveres bem definidos, a produtividade de todo o grupo será muito mais eficiente e satisfatória, trazendo resultados mais positivos para a corporação.

Agora que você aprendeu a estruturar a Matriz de Eisenhower, aplique-a na sua empresa ou com sua equipe. Com todas as informações e deveres bem definidos, a produtividade de todo o grupo será muito mais eficiente e satisfatória, trazendo resultados mais positivos para a corporação.