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Matriz de Priorização

A Matriz de Priorização (ou Matriz GUT) é uma ferramenta que ajuda coordenadores, diretores e líderes a priorizar quais problemas dentro de uma empresa devem ser resolvidos em primeiro lugar. Para isso, a equipe de trabalho irá classificar essas dificuldades em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Depois da classificação, também é atribuída uma nota de 1 a 5 em cada uma dessas categorias. Após todo esse processo de análise, você terá um panorama geral das atividades que precisam de atenção máxima e daquelas que podem ser feitas posteriormente.

Matriz de Priorização:
para que serve?

Como mencionado acima, a função da Matriz de Priorização é classificar e analisar detalhadamente quais são os principais desafios e atividades dentro de uma organização e ordenar quais desses tópicos são prioridade máxima e mínima. Desse modo, a empresa consegue elaborar um plano estratégico mais assertivo, podendo então adquirir resultados positivos de maneira mais rápida.

Matriz de Priorização
Como Utilizar
Conceitos: Gravidade, Urgência e Tendência.

Antes de apresentarmos as etapas da ferramenta, é necessário explicar os conceitos Gravidade, Urgência e Tendência.

Gravidade: No conceito gravidade, você irá ponderar o nível de impacto que os problemas podem causar caso eles não sejam solucionados. Aqui, é preciso considerar que todos os componentes do ambiente de trabalho serão afetados, não apenas a empresa, mas também projetos, colaboradores, investidores, processos, clientes e demais. Avalie o quanto esses pontos serão afetados e depois atribua uma nota de 1 a 5 para o critério.

Sem gravidade
Pouco grave
Grave
Muito grave
Extremamente grave

Urgência: Este critério está relacionado com o tempo que a companhia leva para solucionar um problema. Se o prazo para resolver a situação for curto, logo ela é urgente. O mesmo vale para o oposto, se a organização tem tempo para arrumar o obstáculo, logo ele não é urgente. Assim como em Gravidade, dê uma nota de 1 a 5 para o desafio.

Pode esperar
Pouco urgente
Urgente
Muito urgente
Precisa ser resolvido imediatamente

Tendência: Por fim, o critério tendência significa a capacidade que o transtorno tem para crescer conforme o tempo passa. Ou seja, ele pode começar sendo algo bem pequeno, mas pode evoluir para uma coisa gigante com o decorrer dos dias. Pense assim: “se isso não for resolvido hoje, esse problema ficará menor ou maior? Ele crescerá rapidamente ou aos poucos?”.
Como nos tópicos anteriores, também forneça uma nota de 1 a 5.

A tendência é não escalonar com o passar do tempo.
A tendência é escalonar pouco com o passar do tempo.
A tendência é escalonar com o passar do tempo.
A tendência é escalonar muito com o passar do tempo.
A tendência é escalonar rapidamente com o passar do tempo.

Agora que você entendeu o significado de cada critério e o peso das notas de cada um deles, vamos para o passo a passo da ferramenta.

Passo 01:

A primeira coisa a se fazer é reunir alguns colaboradores do trabalho e decidir quais pontos precisam ser resolvidos na empresa.

Você pode aplicar a ferramenta sozinho, não há a necessidade de mais pessoas, porém, quanto mais gente, melhor, pois diferentes visões conseguem apontar múltiplos problemas. Mas fica a seu critério se você quer implementar a ferramenta individualmente ou coletivamente.

Passo 02:

Depois de escolher quais tópicos precisam de atenção, chegou o momento de utilizar os critérios Gravidade, Urgência e Tendência. Pegue cada um dos obstáculos listados, coloque-os nos três parâmetros e em sequência dê a nota de 1 a 5 para cada um deles em todas as categorias.

Exemplo: Falta de orçamento para realização de projeto:
Gravidade – 5
Urgência – 4
Tendência – 2

Passo 03:

Com os problemas listados e pontuados nas categorias, agora iremos multiplicar as notas, obtendo um resultado final. Desse modo, você e sua equipe saberão quais desafios precisam ser priorizados. Vamos pegar o exemplo acima e dois inéditos para esclarecer.

Exemplo: Falta de orçamento para realização de projeto:
Gravidade – 5
Urgência – 4
Tendência – 2
Faça 5x4x2 = 40

Assim, concluímos que a escassez de equipamentos para os trabalhadores é um problema que deve ser resolvido e priorizado pela empresa antes da falta de orçamento para a realização de um projeto e no atraso de deadlines.

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