Matriz de Resultado x Esforço

A Matriz de Resultado x Esforço é uma ferramenta de gestão de tempo, prioridade e produtividade. Em um ambiente de trabalho em que há muitas tarefas para serem cumpridas, é comum colaboradores ficarem perdidos com suas funções devido à imensa quantidade de atividades. Com isso, o rendimento do time acaba sendo prejudicado e o estresse e a ansiedade na equipe acabam aumentando. A Matriz entra em ação para justamente organizar os afazeres da empresa, definindo quais obrigações são importantes, quais são urgentes e quais aquelas menos relevantes.

Matriz de Resultado x Esforço:

para que serve?

A ferramenta serve para organizar todas as atividades de uma companhia que devem ser executadas, melhorando a qualidade na produtividade, otimizando o tempo de trabalho e reduzindo a ansiedade e estresse dos colaboradores. Além de ser usada em locais de ofício, a Matriz de Resultado x Esforço também pode ser utilizada para estruturar e planejar tarefas pessoais, sendo um sistema bem versátil.

Matriz de Resultado x Esforço
Como Utilizar

Introdução

Antes de detalhar cada uma das etapas da ferramenta, é preciso explicar a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes.

Tarefas Importantes: São aquelas relacionadas aos resultados das metas da empresa e que podem ser feitas a longo prazo, pois exigem um planejamento de ação.

Tarefas Urgentes: São aquelas que possuem um prazo de entrega e precisam ser feitas imediatamente, pois, quanto maior o tempo para serem concluídas, maior a chance de haver consequências.

Com as distinções esclarecidas, hora de colocar a mão na massa!

A Matriz de Resultado x Esforço é dividida em 4 quadrantes, classificados como: “Importante e Urgente”; “Importante, mas não urgente”; “Urgente, mas não importante” e “Nem urgente e nem importante”. Feito às divisões das categorias, agora, basta categorizar cada uma das incumbências.

Passo 01:

Comece pelo 1° quadrante: “Importante e Urgente”. Aqui, coloque os afazeres que precisam da sua atenção máxima e devem ser realizados o quanto antes. Em algumas ocasiões, esses trabalhos surgem repentinamente e precisam ser feitas imediatamente ou no mesmo dia que apareceram.

Passo 02:

Após definir as atividades cruciais, no 2° bloco: “Importante, mas não urgente”, você vai colocar os deveres que precisam ser cumpridos e que possuem relação com os objetivos da organização, porém, seguem sem um prazo estabelecido. Esses trabalhos são relevantes para o grupo, contudo, como não há datas estipuladas, eles podem ser feitos a longo prazo, após a conclusão do primeiro quadrado.

Passo 03:

Com as prioridades vitais já definidas, no quadrante “Urgente, mas não importante” é posto os afazeres que não exigem tanto a sua atenção e que podem ser realizados por outras pessoas. Ou seja, aqui, você irá incumbir serviços para os demais colaboradores.

Passo 04:

Por último, depois das classificações feitas nas etapas anteriores, sobrará aqueles trabalhos de menor ou quase nenhuma relevância. São atividades que servem para atrapalhar a produtividade e precisam ser evitadas. No entanto, se elas forem julgadas significativas para a companhia, elas só deverão ser feitas depois da conclusão dos três quadrantes antecessores, do contrário, não faça elas ou as elimine de vez das suas obrigações.

Dica Extra:

Conforme a realização dos trabalhos em cada um dos quadrantes, é normal que os blocos fiquem vazios com o passar do tempo. Sendo assim, a ferramenta precisa ser atualizada depois de um determinado período para que não existam distrações e preocupações no ambiente de trabalho.

Conclusão:
Agora que você aprendeu a estruturar a Matriz de Resultado x Esforço, aplique-a na sua empresa ou com sua equipe. Com todas as informações e deveres bem definidos, a produtividade de todo o grupo será muito mais eficiente e satisfatória, trazendo resultados mais positivos para a corporação.

Conclusão:

Agora que você aprendeu a estruturar a Matriz de Resultado x Esforço, aplique-a na sua empresa ou com sua equipe. Com todas as informações e deveres bem definidos, a produtividade de todo o grupo será muito mais eficiente e satisfatória, trazendo resultados mais positivos para a corporação.