Orçamento base zero para pequenas e médias empresas

Antes de utilizar a ferramenta, é preciso que o empreendedor tenha três informações reunidas sobre os gastos da sua empresa: histórico dos custos, metas e estratégia bem definida em objetivos e indicadores.

Com esses dados coletados, ele deverá fazer uma análise dos gastos e pensar quais desses custos devem ser priorizados, que ações serão feitas para reduzir gastos e como essas decisões podem impactar a empresa.

A primeira etapa do Orçamento Base Zero é identificar aquelas atividades que são imprescindíveis para a organização, ou seja, que se não existissem, não haveria a companhia. Para isso, pense: se você fosse começar a empresa do “zero”, que atividades deveriam estar presentes desde o primeiro dia de operação. Pense nas ações e nos custos que elas geram, e escolha as atividades principais mínimas para a empresa funcionar. 

Essas atividades serão chamadas de limiares e podem ser classificadas em três categorias: administração, produção e vendas. Com isso, o empreendedor consegue pensar e determinar essas atividades essenciais e as divide em cada quadrante.

Mas além das atividades imprescindíveis, que irão gerar os custos fixos, também é preciso listar outras atividades da organização, aquelas práticas e procedimentos que são necessários para que a empresa consiga realizar a sua estratégia e atingir suas metas. Elas são chamadas de atividades estratégicas, que visam na qualidade, eficácia, segurança, dentre outros fatores do produto e das ações da organização. 

Por último, com as atividades limiares e necessárias definidas, chegou a hora de criar uma torre de priorização, similar à Matriz de Eisenhower. A ideia com essa torre é fazer com que o empreendedor saiba quais atividades devem ser totalmente priorizadas pela empresa e quais podem receber a devida atenção ao longo do tempo. 

A base da torre será constituída pelas atividades limiares, e devem ser de alta prioridade para todos. Em seguida, no meio da torre, estão as atividades estratégicas. Aqui, é necessário conversar com a equipe e ponderar quais dessas ações devem ser priorizadas após as limiares – é uma etapa de análise que precisa ser analisada para evitar custos desnecessários. 

No topo da torre estará as demais atividades da organização, aquelas que não fazem parte de nenhuma das duas categorias, se enquadrando na categoria de baixa prioridade.